Allgemeine Geschäftsbedingungen

freeroam.ar UG (haftungsbeschränkt)
c/o Nico Uthe
Berthelsdorfer Straße 6
12043 Berlin

Stand: 25. September 2026

1. Geltungsbereich

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge über die Durchführung mobiler Mixed-Reality-Veranstaltungen sowie damit verbundene Leistungen zwischen uns und dem Auftraggeber.

1.2 Unsere Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen.

1.3 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, wir haben ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt.

2. Vertragsschluss

2.1 Die Darstellung unserer Leistungen und Preise auf unserer Website ist unverbindlich und stellt kein Angebot dar.

2.2 Auf Anfrage erstellen wir ein individuelles Angebot. Dieses ist 14 Tage ab Zugang gültig, sofern im Angebot nichts anderes angegeben ist.

2.3 Der Vertrag kommt zustande, wenn der Auftraggeber das Angebot in Textform annimmt und wir die Buchung in Textform bestätigen.

2.4 Der im Angebot genannte Termin ist erst mit unserer Buchungsbestätigung verbindlich reserviert.

3. Leistungsumfang

3.1 Der Umfang unserer Leistung ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot. Er umfasst in der Regel die Anlieferung, den Aufbau, den betreuten Betrieb und den Abbau der Mixed-Reality-Anlage einschließlich der erforderlichen Hardware und des eingesetzten Personals.

3.2 Die Auswahl der Spielmodi erfolgt in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Wir behalten uns vor, einzelne Modi aus technischen oder sicherheitsrelevanten Gründen nicht anzubieten.

3.3 Angaben zum Durchsatz, also zur Anzahl der Teilnehmenden pro Zeiteinheit, sind Erfahrungswerte und keine zugesicherten Eigenschaften. Der tatsächliche Durchsatz hängt unter anderem von der Rundendauer, der Gruppengröße und dem Verhalten der Teilnehmenden ab.

3.4 Wir sind berechtigt, zur Erbringung der Leistung Subunternehmer und Hilfskräfte einzusetzen.

3.5 Wir behalten uns vor, eingesetzte Hardware durch gleichwertige Geräte zu ersetzen.

4. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

4.1 Der Auftraggeber stellt rechtzeitig und unentgeltlich zur Verfügung:

eine ebenerdige, geeignete Spielfläche in der im Angebot vereinbarten Größe, mindestens jedoch 25 m²
eine lichte Deckenhöhe von mindestens 2,50 m
eine ausreichende Beleuchtung der Spielfläche. Die eingesetzte Technik funktioniert nicht bei Dunkelheit oder sehr geringer Beleuchtung
einen üblichen Stromanschluss in erreichbarer Nähe
eine Abgrenzung des Spielfelds, sofern nicht anders vereinbart
eine Ablagefläche für Geräte und Zubehör
einen Bildschirm mit Ständer für Streaming und Einweisungsvideo, sofern nicht anders vereinbart
eine Zufahrts- und Entlademöglichkeit sowie Zugang zur Fläche zum vereinbarten Aufbauzeitpunkt
einen erreichbaren Ansprechpartner vor Ort

4.2 Der Auftraggeber stellt sicher, dass er zur Nutzung der Fläche berechtigt ist und dass erforderliche Genehmigungen Dritter, insbesondere von Vermietern, Betreibern oder Behörden, vorliegen.

4.3 Kommt der Auftraggeber seinen Mitwirkungspflichten nicht oder nicht rechtzeitig nach und ist die Leistungserbringung dadurch ganz oder teilweise unmöglich, bleibt unser Vergütungsanspruch bestehen. Zusätzlicher Aufwand, insbesondere Wartezeiten, wird mit 90,00 € netto je angefangene Stunde und eingesetzter Person berechnet.

4.4 Bei Veranstaltungen im Freien trägt der Auftraggeber dafür Sorge, dass ein geeigneter, ebener und trockener Untergrund zur Verfügung steht.

5. Preise und Zahlung

5.1 Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer.

5.2 Die Anfahrt wird gesondert berechnet. In Hamburg und Berlin fahren wir im Umkreis von 10 Kilometern um das jeweilige Zentrum kostenfrei an. Darüber hinaus berechnen wir 0,80 € netto je Kilometer für Hin- und Rückweg ab der Grenze des kostenfreien Gebiets. Ab etwa 250 Kilometern einfacher Strecke berechnen wir zusätzlich eine Übernachtungspauschale je eingesetzter Person und Nacht gemäß Angebot.

5.3 Bei Erstaufträgen sowie bei Auftragswerten über 2.500,00 € netto sind 30 % des Auftragswerts als Anzahlung innerhalb von 14 Tagen nach Buchungsbestätigung fällig. Der Restbetrag wird nach Durchführung der Veranstaltung in Rechnung gestellt.

5.4 Rechnungen sind ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum zur Zahlung fällig.

5.5 Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen.

6. Terminverschiebung und Stornierung

6.1 Eine Stornierung oder Verschiebung bedarf der Textform. Maßgeblich ist der Zugang bei uns.

6.2 Bei Stornierung durch den Auftraggeber berechnen wir:

bis 30 Tage vor dem vereinbarten Termin: keine Kosten
29 bis 14 Tage vor dem Termin: 50 % des Auftragswerts
13 bis 7 Tage vor dem Termin: 75 % des Auftragswerts
ab 6 Tage vor dem Termin sowie bei Nichterscheinen: 100 % des Auftragswerts

6.3 Dem Auftraggeber bleibt der Nachweis vorbehalten, dass uns kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.

6.4 Eine Verschiebung des Termins ist bis 14 Tage vor dem vereinbarten Termin einmalig kostenfrei möglich, sofern der Ersatztermin verfügbar ist und innerhalb von sechs Monaten liegt.

6.5 Bei Veranstaltungen im Freien, die aufgrund der Witterung nicht durchführbar sind, bieten wir einen Ersatztermin innerhalb von sechs Monaten an. Die Entscheidung über die Durchführbarkeit treffen wir gemeinsam mit dem Auftraggeber spätestens am Veranstaltungstag vor Anfahrt. Eine Rückerstattung bereits angefallener Anfahrtskosten erfolgt in diesem Fall nicht.

6.6 Können wir die Leistung aus Gründen, die wir zu vertreten haben, nicht erbringen, erstatten wir bereits geleistete Zahlungen. Weitergehende Ansprüche richten sich nach Ziffer 9.

7. Durchführung, Teilnahme und Sicherheit

7.1 Die Teilnahme erfolgt auf eigene Gefahr. Den Anweisungen unseres Personals ist Folge zu leisten.

7.2 Unser Personal übt während des Betriebs auf der Spielfläche das Weisungsrecht aus und ist berechtigt, Personen von der Teilnahme auszuschließen, insbesondere bei erkennbarer Alkohol- oder Drogeneinwirkung, bei Nichtbeachtung von Sicherheitshinweisen oder bei rücksichtslosem Verhalten.

7.3 Die Altersfreigaben der einzelnen Spielmodi sind einzuhalten. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmenden vorab entsprechend.

7.4 Der Auftraggeber weist die Teilnehmenden darauf hin, dass von einer Teilnahme abzusehen ist bei akuten gesundheitlichen Beschwerden sowie bei Erkrankungen, bei denen körperliche Anstrengung, schnelle Bewegungen oder die Nutzung eines Head-Mounted-Displays nicht ratsam sind. Im Zweifel ist ärztlicher Rat einzuholen.

7.5 Für Schäden an unserer Ausrüstung, die durch Teilnehmende vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht werden, haftet der Auftraggeber.

8. Bild- und Tonaufnahmen, Referenznutzung

8.1 Sofern wir im Auftrag des Auftraggebers Bild- oder Tonaufnahmen erstellen, ist der Auftraggeber dafür verantwortlich, die Teilnehmenden zu informieren und erforderliche Einwilligungen einzuholen, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde. Die Aufnahmen übergeben wir ausschließlich an den Auftraggeber.

8.2 Wir sind berechtigt, den Namen und das Logo des Auftraggebers sowie Aufnahmen der von uns erbrachten Leistung zu Referenzzwecken auf unserer Website, in Präsentationen und in sozialen Medien zu verwenden. Der Auftraggeber kann dem jederzeit in Textform widersprechen. Bei Aufnahmen, auf denen Personen erkennbar sind, erfolgt eine Veröffentlichung nur mit deren Einwilligung.

9. Haftung

9.1 Wir haften unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung durch uns, unsere gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen, sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.

9.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf, ist unsere Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

9.3 Im Übrigen ist eine Haftung ausgeschlossen.

9.4 Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

9.5 Wir unterhalten eine Betriebshaftpflichtversicherung.

10. Vom Auftraggeber beigestellte Inhalte

10.1 Stellt der Auftraggeber Inhalte zur Integration in das Spiel bereit, insbesondere Logos, Grafiken, 3D-Modelle oder Farbvorgaben, sichert er zu, dass er über die erforderlichen Rechte verfügt und die Nutzung im vereinbarten Umfang keine Rechte Dritter verletzt.

10.2 Der Auftraggeber stellt uns von Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund der Nutzung dieser Inhalte gegen uns geltend gemacht werden, und erstattet uns die notwendigen Kosten der Rechtsverteidigung.

10.3 Die Anpassung der Software und die Erstellung individueller Inhalte erfolgen ausschließlich für die vereinbarte Veranstaltung. Ein Anspruch auf Herausgabe der erstellten Dateien oder auf weitergehende Nutzungsrechte besteht nicht, sofern nichts anderes vereinbart ist.

10.4 Individuelle Anpassungen wie Logos, CI-Farben oder 3D-Objekte setzen voraus, dass uns die erforderlichen Daten spätestens 14 Tage vor dem Veranstaltungstermin in geeigneter Form vorliegen. Bei späterer Bereitstellung können wir die Umsetzung nicht gewährleisten.

11. Rechte an Software und Inhalten

11.1 Sämtliche Rechte an der eingesetzten Software, den Spielinhalten und der Marke Laser Limbo verbleiben bei uns.

11.2 Der Auftraggeber erhält kein Nutzungsrecht an der Software. Aufzeichnung, Vervielfältigung, Weitergabe oder Nachbildung der Spielinhalte über die vereinbarte Veranstaltung hinaus sind nicht gestattet.

12. Datenschutz

Es gilt unsere Datenschutzerklärung, abrufbar auf dieser Website unter Datenschutz.

13. Schlussbestimmungen

13.1 Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform.

13.2 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

13.3 Ist der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand Berlin.

13.4 Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.